Cómo Diseñar una Presentación en Power Point

¿Te ha pasado que la gente se te queda dormida en tus presentaciones? Muchos profesionales se aventuran a llevar adelante una presentación sin siquiera prepararla adecuadamente, y ya todos sabemos como son los resultados.

Para realizar una presentación increíble e impactante es necesario tener en cuenta una serie de factores tan simples como importantes. Si quieres mejorar tus presentaciones a continuación explicaremos algunas técnicas imprescindibles para preparar presentaciones exitosas.

La Herramienta

Notaras que el encabezado del artículo se refiere a cómo diseñar una presentación en Power Point, ya que éste es el estándar a momento de hablar de presentaciones y además es el que recomendamos junto con su equivalente Keynote para equipos Mac. Existe otra herramienta llamada Prezi, con la cual puedes se pueden realizar unas presentaciones muy llamativas e interesantes pero para los propósitos de este artículo no lo recomendamos.

Selección de colores

La selección de colores es uno de los aspectos más importantes a la hora diseñar una diapositiva ya que estos son los que determinan la percepción que la gente tendrá sobre la presentación.

Cómo elegir los colores adecuados

Para elegir los tonos adecuados para la paleta de colores, puedes utilizar una herramienta online llamada Adobe Color, la cual te ofrece una gama de colores armónicos al color principal al que quieras ajustar tu presentación. Por ejemplo si el logo de tu empresa es azul oscuro, la herramienta te ofrecerá 4 colores que van a quedar perfectos con ese estilo.

Es recomendable para la presentación elegir colores que contrasten y no colores que no se logren distinguir bien, lo que dificultara a quienes vean tu diapositiva lo que se pretende transmitir. Ten en cuenta que el color afecta a las emociones, evita elegir colores muy «chillones» de fondo como por ejemplo el rojo.

Usar la tipografía adecuada

Una presentación exitosa puede ser utilizando imágenes, combinación de imágenes y texto o simplemente usando texto con buena tipografía pero para esto es necesario saber elegirla. A continuación detallamos cuales son las reglas que debe tener para trabajar con texto.

Sencillo: siempre debes mantener la presentación sencilla cuanto más sencillo sea más difícil será que nos equivoquemos y esto nos ayudará a mantener la consistencia a lo largo de la presentación

Legible: es importante que el texto de la presentación sea fácil de leer es por eso que debemos elegir fuentes muy habituales que sean fáciles de interpretar

Jerarquía: debemos de respetar una estructura de títulos, cuerpos y pie de fotos y poder distinguir entre estos.

No exagerar: no debemos exagerar en las presentaciones utilizando elementos como sombras, biseles y demás adornos que realmente no aportan nada.

Ten siempre en cuenta que la tipografía debe complementar a tu presentación y no interferir en la misma

Otra regla importante es no usar mas de dos tipos de letras y solo en caso de detallar alguna cosa importante quizá si implementar una tercera (ejemplo, un pie de foto).

Fuentes recomendables para una presentación

Las siguientes son fuentes bien diseñadas, muy implementadas y por lo tanto muy habituales.

• Arial
• Helvetica
• Gotham
• League Gothic
• Times New Roman

Si estas preparando una presentación en PPT debes tener en cuenta que el equipo (PC o notebook) en el cual vas a utilizar el día de la disertación posea la fuente que estás empleando en dicha presentación. No querrás ver el mensaje «Fuente no encontrada» el día de la presentación. Si es este tu caso, utiliza una fuente que seguramente si vas a encontrar en todos los equipos como Arial o Times New Roman. Además te recomendamos guardar siempre una copia en PDF de la misma por si las dudas.

Preparar un storyboard

Un storyboad se refiere al diseño de la estructura de la presentación. Esto se realiza en muchas áreas de trabajo antes de realizar un proyecto y sirve de guía sobre lo que se pretende hacer, en este caso nos ayudará a marcar las pautas de cómo queremos que se desarrolle la presentación: introducción, nudo y desenlace. Recomendamos que utilices papel y lápiz y la escribas.

¿Efectos en las Transiciones Si o No?

Aquí suele estar uno de los errores más habituales en las presentaciones, los expositores aplican un montón de efectos en las transiciones que enloquecen (en el mal sentido) a las personas. Recuerda estas palabras: MENOS ES MÁS.

Composición del texto

Es mejor no utilizar una composición centrada cuando el cuerpo tenga varias lineas de texto ya que a las personas se les dificulta volver a encontrar el inicio de la próxima linea de texto (en occidente leemos de izquierda a derecha).

Tamaño del texto; duración y número de diapositivas

• El consultor Guy Kawasaki habla de una técnica para hacer presentaciones llamada 30-20-10
  30 Pt de tamaño de texto respecto al cuerpo mínimo que debe tener la presentación
• 20 Minutos en cuanto a la duración total de la presentación, recuerda que la atención de la gente es un recurso muy limitado cuando superas los 15 minutos la atención de la gente comienza a decaer. Asegúrate de cumplir con el objetivo de la presentación en esos 20 minutos, Luego habrá más tiempo cuando comiences a responder las preguntas de la gente
• 10 son el número total de las diapositivas, aunque parezca muy poco, cuanto menos diapositivas necesites más te centrarás en lo importante y por lo tanto más convincente será tu idea

 

Menos es Más

Esta es la regla de oro que se tiene en diseño y la que más tiene éxito. Deberás tener en cuenta esta regla a la hora de construir tus presentaciones.

Evitar el exceso de información

Cuantas veces no has presenciado a personas que presentan un tema y se la pasan leyendo toda la diapositiva, la cual está desbordada de información:

¿Crees realmente que a alguien le interese leer una diapositiva así? Es la típica diapositiva que realizan quienes no tienen idea sobre un tema y pretenden tener una «ayuda memoria». Definitivamente no funciona porque no transmite una idea principal y solo consigues aburrir a la gente.

Poca información te permitirá

• Hacerlo más fácil de entender
• Ayuda a guiar a la audiencia
• Darle temas de conversación
• Te obligan a ser Real y Elocuente

Reforzar los textos

Cuando se trata de comunicar también podemos hacer más con menos apoyándonos con las palabras y saber emplearlas con negritas y colores sin excedernos:

Cómo y cuando emplear las imágenes

Las imágenes son recursos muy valiosos para las presentaciones no obstante no es muy recomendable abusar de estas. Una imagen puede ayudarte a hablar durante minutos pero también puede hacerlo una palabra, debes pensar cual será mejor usar ó combinarlas de manera tal que se complementen y comuniquen.

Conclusión

Para concluir este artículo es necesario mencionar que si debes dar una presentación próximamente será mejor que le pongas objetivos a la misma preguntándote ¿Qué es lo que quiero comunicar? ¿Por qué quiero comunicarlo? y lo más importante ¿Cómo voy a hacerlo? Tener estas preguntas bien claras te ayudará a encaminarte hacía una presentación exitosa.